Odontologia, estética avançada, fisioterapia, veterinária, consultório com vários profissionais: o horário vago não é um incômodo administrativo, é receita que não volta. E a secretária, que devia estar recuperando esse horário, está presa respondendo WhatsApp.
É processo manual fazendo o que processo manual faz: consumir hora de gente boa e errar de vez em quando.
Ela atende o telefone, recebe quem chegou, cobra convênio e ainda responde três conversas de WhatsApp ao mesmo tempo. Quem manda mensagem às 20h recebe resposta às 9h do dia seguinte — quando já marcou em outro lugar.
Quase toda clínica já manda "confirme sua consulta". O paciente lê, ignora, e falta assim mesmo. Lembrete só avisa; ele não resolve o motivo real de o paciente não vir, e não faz nada com o buraco que ficou.
Quando alguém desmarca às 14h, aquele horário das 16h simplesmente morre. Existe gente na fila querendo antecipar — mas ninguém tem tempo de ligar um por um para oferecer.
Pergunte qual foi a taxa de falta do mês passado. A maioria das clínicas tem uma sensação, não um número. E sem número não dá para saber se qualquer coisa que você fizer está funcionando.
O que é regra vira automação. O que exige julgamento continua com gente — e agora com tempo para julgar.
Um agente treinado com os procedimentos, os horários e as regras da sua clínica responde em segundos, tira dúvida de preparo e convênio, e entrega para a recepção o que já está pronto para agendar. O que exige julgamento clínico vai para uma pessoa, sempre.
Em vez de só perguntar "vai vir?", a conversa oferece a saída: quem não pode remarca ali mesmo, sem ligar para ninguém. A falta vira remarcação em vez de virar horário vazio.
Desmarcou às 14h? O horário é oferecido automaticamente para quem está esperando por uma vaga mais cedo. É a diferença entre uma agenda com furo e uma agenda cheia.
Temos três casos entregues. Preferimos mostrar o mais próximo e explicar onde ele não chega a inventar um quarto.
Tempo de resposta alto no WhatsApp fazia perder contato qualificado fora do horário comercial, com a equipe sobrecarregada.
Agente conversacional com qualificação automática, integração ao CRM e passagem inteligente para a equipe humana.
−90% no tempo de resposta e aumento relevante na conversão de contato em cliente.
Aqui vale ser direto: este case é de outro setor. A Optivra ainda não tem um projeto entregue em clínica ou consultório, e não vamos fingir que tem. O que ele prova é a parte de atendimento e qualificação — que é a mesma máquina. A conta de no-show desta página vem de dado público do setor, não de cliente nosso.
Pegue o valor da sua hora de cadeira, o número de horários por semana e a sua taxa de falta — nem que seja estimada — e veja o tamanho do buraco antes de decidir qualquer coisa.
Não, e não competimos com eles. Existem sistemas de agenda excelentes por R$ 30 a R$ 100 por mês, e se o seu problema é só ter uma agenda online, compre um deles — vai ser mais barato e resolver. O nosso trabalho começa depois: quando a agenda existe e mesmo assim um quarto dela se perde.
O agente responde o que é administrativo: horário, preparo, convênio, localização, valor quando a clínica autoriza divulgar. Ele é instruído a nunca dar orientação clínica e a passar para uma pessoa em qualquer sinal de urgência ou dúvida de saúde. Toda conversa fica registrada e legível.
O lembrete avisa; ele não age. O que muda é o que acontece nos dois casos que o lembrete deixa em aberto: quem responde que não pode remarca na mesma conversa, e o horário que vagou é oferecido para a fila de espera. Sem essas duas coisas, o lembrete só documenta a falta.
Não. Ainda não temos projeto entregue em clínica ou consultório, e preferimos dizer isso agora a você descobrir depois. Temos um agente de atendimento em produção com −90% no tempo de resposta em outro setor, e a máquina é a mesma. Se você quer ser o primeiro do segmento, isso pesa na conversa de preço — para o seu lado.
Depende de o seu software ter API ou alguma forma de integração, e essa é a primeira coisa que a gente verifica — antes de qualquer proposta. Se não houver caminho de integração, dizemos isso em vez de vender um projeto que vai terminar em digitação manual.
A conversa é para medir o processo, não para empurrar projeto. Se o número não justificar, a gente diz — e você sai com o diagnóstico do mesmo jeito.